DEELNEMINGSVOORWAARDEN FLAVOURITES LIVE 2017

1. Algemeen

1.1   De voorwaarden waaronder aan Flavourites kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in deze deelnemingsvoorwaarden.

2. Begripsbepalingen

2.1  Organisatoren: Flavourites Live wordt georganiseerd door Flavourites Live! B.V., statutair gevestigd en kantoorhoudend te Utrecht.

2.2  Inschrijver: ieder natuurlijk of rechtspersoon die zich door middel van een bindend inschrijfformulier als Deelnemer aan Flavourites Live heeft aangemeld, ongeacht of deze aanmelding is geaccepteerd door de Organisatoren.

2.3  Bindend Inschrijfformulier (hierna ‘Inschrijfformulier’): het door Inschrijver ingevulde Inschrijfformulier waarbij de Inschrijver de overeenkomst van deelneming is aangegaan.

2.4  Deelnemer: ieder natuurlijk of rechtspersoon die zich door middel van het inschrijfformulier als Deelnemer aan Flavourites Live heeft aangemeld en met wie de Organisatoren een Deelnemingsovereenkomst hebben gesloten.

2.5  Deelnemingskosten: de kosten die de Deelnemer aan de Organisatoren verschuldigd is voor de huur van standruimte, toeslagen en indien van toepassing, standbouw.

2.6  Deelnemingsovereenkomst: overeenkomst tussen de Organisatoren en Deelnemer, die ontstaat door de overeenstemmende wil, blijkende uit de ontvangst door de Organisatoren van het door de Inschrijver ingevulde inschrijfformulier en de daarna door de Organisatoren aan de Inschrijver per e-mail, bevestigde deelname aan: Flavourites Live.

3. Locatie, tijdstip en openingstijden

3.1  Flavourites zal gehouden worden in evenementenlocatie De Kromhouthal in Amsterdam.

3.2  Flavourites vindt plaats van vrijdag 24 november tot en met zondag 26 november.

3.3  De openingstijden voor het publiek zijn vrijdag 24november, zaterdag 25 november en zondag 26 november van 10:00 tot 18:00 uur. Voor deelnemers is het gebouw tijdens de beursdagen toegankelijk van 9:00 uur tot 19:00 uur.

4. Toegangsprijzen, deelnemerspas en relatiekaarten

4.1  Er wordt een basis entreeprijs gevraagd per persoon per keer.

4.2  In de voorverkoop wordt een korting op de basisentreeprijs verleend per persoon per keer. Deze korting is niet geldig in combinatie met andere kortingen en/of aanbiedingen.

5. Inschrijving

5.1  Door middel van een volledig ingevuld en ondertekend Inschrijfformulier, ingezonden aan de Organisatoren, verklaart de Inschrijver zich akkoord met de voorwaarden voor deelneming aan Flavourites Live vervat in de geldende, ‘Deelnemingsvoorwaarden’.

5.2  De Inschrijver verklaart alle consequenties van de inschrijving te zullen aanvaarden die voortvloeien uit de ondertekening van het Inschrijfformulier.

5.3  Deelname aan Flavourites Live is mogelijk in één of meerdere standaard units. De kosten voor de verschillende presentatiemogelijkheden zijn aangegeven op het inschrijfformulier Flavourites Live. Alle prijzen zijn exclusief BTW en andere voorzieningen.

5.4  De op het Inschrijfformulier gevraagde gegevens dienen volledig te worden vermeld. De Inschrijver garandeert de Organisatoren de juistheid van de op het Inschrijfformulier verstrekte gegevens en de bevoegdheid tot ondertekening. Eventuele onjuiste gegevens of onbevoegde ondertekeningen zijn voor rekening en risico van de Inschrijver.

5.5  Aan de inschrijving kan geen recht op vaststelling van standruimte worden ontleend. De Organisatoren kunnen in bijzondere gevallen een inschrijving niet in behandeling nemen, minder standruimte vaststellen dan waarvoor is ingeschreven, tot wijziging van reeds vastgestelde standruimte besluiten, dan wel een reeds verleende vaststelling intrekken, zonder dat de Deelnemer aanspraak kan maken op vergoeding van schade.

5.6  De Deelnemingsovereenkomst komt uitsluitend tot stand door acceptatie van de inschrijving door de Organisatoren, waarna de Inschrijver Deelnemer wordt. De acceptatie, zijnde de Deelnemingsovereenkomst, wordt per e-mail aan de Deelnemer verstuurd naar het door hem op het Inschrijfformulier opgegeven e-mail adres.

5.7  Bij het bepalen van de standlocatie zullen de Organisatoren zoveel als mogelijk rekening houden met de voorkeur van de Deelnemer. De vaststelling van de standruimte is bindend voor de Deelnemer, zowel wat betreft type, afmetingen als plaats van de standruimte. Annulering door de Deelnemer kan slechts plaatsvinden op grond van Artikel 11.

5.8  Op grond van bijzondere omstandigheden te harer beoordeling, is de Organisator te allen tijde vóór aanvang van Flavourites Live gerechtigd een aan een Deelnemer toegewezen plaats te wijzigen. De Deelnemer kan geen recht doen gelden op vergoeding van enigerlei schade, direct of indirect geleden in verband met het in dit lid bepaalde.

6. Betalingsverplichtingen

6.1  De Deelnemer is de Deelnemingskosten verschuldigd (artikel 5.3). Facturatie van de deelnamekosten vindt plaats in 2 termijnen. De eerste termijn van € 150 ,00 wordt direct na inschrijving in rekening gebracht. Het restant wordt op 2 oktober 2017 gefactureerd. De betalingstermijn voor beide facturen bedraagt 14 dagen. Bij aanmelding na 15 augustus wordt geen voorschotfactuur verzonden maar een totaalfactuur. De deelnamekosten bestaan uit de kosten voor de unit en de elektra aansluiting. Alle verschuldigde bedragen worden vermeerderd met BTW.

6.2  Organisatoren hebben het recht te incasseren zodra de overeenkomst van deelneming tot stand is gekomen.

6.3  Bij niet tijdige betaling van enig aan de Organisatoren verschuldigd bedrag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht vanaf het moment waarop de vordering opeisbaar is geworden. Incassokosten komen voor rekening van de Deelnemer, waarbij de buitengerechtelijke incassokosten worden gesteld op 15% van de hoofdsom.

6.4  De feitelijke ondertekenaar van het inschrijfformulier is te allen tijde -ook indien er sprake is van vertegenwoordiging- aansprakelijk voor de betaling van de factuur.

7. Opbouw, demontage en gebruik van stands

7.1  De deelnemer wordt door de organisatoren in de gelegenheid gesteld om op de stand op te bouwen en goederen in te brengen van 09:00 uur tot 21:00 uur.

7.2  Demontage van stands, respectievelijk het afvoeren van goederen is mogelijk vanaf zondag van 18:00 uur tot 21:00 uur. Kosten voor opbouw en demontage zijn volledig voor rekening van de Deelnemer.

7.3  De Organisatoren behouden het recht om indien omstandigheden dit rechtvaardigen de in 7.1 en 7.3 genoemde perioden, data en tijden te wijzigen. De Organisatoren zullen de Deelnemers hiervan onverwijld schriftelijk op de hoogte stellen.

7.4  De Deelnemer is verplicht binnen de daarvoor gestelde termijnen zijn standruimte te ontruimen en deze leeg, schoon en in de oorspronkelijke staat op te leveren.

7.5  Het is niet toegestaan om:

  • Een zodanig gebruik van de standruimte te maken, dat andere Deelnemers of bezoekers daardoor schade en/of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht, of overlast in enige andere vorm, een en ander ter beoordeling van de Organisatoren.
  • Buiten of boven de standruimte uithangborden of reclamemateriaal in de ruimste zin te plaatsen of aan te brengen.
  • Buiten de standruimte flyers of ander reclamemateriaal uit te reiken of aan te bieden.

8. Het gebruik van water

8.1  Het is de Deelnemer zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van of namens de Organisatoren niet toegestaan tijdens de beurs op of rond de stand te exposeren met, dan wel anderszins gebruik te maken van open, stromend, sproeiend en/of vernevelend water. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij losse aircosystemen, fonteinen, hogedrukreinigingssystemen, luchtbevochtigers, doucheapparatuur, sauna’s en/of whirlpools. Aanvragen dienen vooraf schriftelijk ingediend te worden bij de Organisatoren met duidelijke omschrijving van het vloeistofgebruik.

9. Te exposeren en verkopen producten en diensten

9.1  Op Flavourites Live kunnen uitsluitend producten en diensten worden geëxposeerd, die naar het uitsluitend inzicht van de Organisatoren in overeenstemming zijn met het doel en concept van Flavourites Live. De Organisatoren zullen tevens het aantal stands bepalen waarin eenzelfde (soort) product of dienst wordt tentoongesteld en verlenen derhalve geen exclusiviteit.

9.2  De Organisatoren hebben zonder daartoe tot enige schadevergoeding verplicht te zijn, het recht goederen en diensten die niet vermeld zijn op het inschrijfformulier, dan wel goederen en diensten die de Organisatoren op grond van de ‘Deelnemingsvoorwaarden’ niet toelaatbaar achten, te weigeren, respectievelijk van de locatie te doen verwijderen.

9.3  Niet tot Flavourites Live kunnen worden toegelaten goederen en diensten waarvan door een te goeder naam en faam bekendstaande onderzoeksorganisatie is vastgesteld dat zij gevaarlijk (kunnen) zijn voor de consument, dan wel gebreken vertonen of binnen korte tijd na aanvang van het gebruik gebreken kunnen gaan vertonen.

9.4  De Deelnemer is verplicht tijdens de gehele duur en gedurende de openingstijden van de beurs de standruimte met een voldoende assortiment artikelen en met voldoende personeel bezet te houden.

9.5  De Deelnemer draagt zelf zorg voor het vervoer, de aankomst en inontvangstneming van zijn of ten behoeve van zijn deelname aangevoerde goederen. De Organisatoren nemen geen goederen van de Deelnemers in ontvangst, noch is zij daarvoor op enigerlei wijze aansprakelijk.

10. Promotie

10.1  Uitsluitend Deelnemers aan Flavourites Live hebben recht op een vermelding op de website www.flavouriteslive.nl. De vermelding zal bestaan uit: webshopurl, bedrijfsactiviteiten en webadres.

10.2  De vermelding op www.flavouriteslive.nl vindt plaats op basis van de gegevens die op www.flavourites.nl staan.

11. Annulering van deelname door Deelnemer

11.1  Een inschrijving kan niet eenzijdig door de Deelnemer worden ingetrokken dan wel gewijzigd. De Organisatoren kunnen een verzoek tot annulering van inschrijving inwilligen onder voorwaarden dat de betrokken Deelnemer een annuleringsvergoeding voldoet. Deze vergoeding bedraagt tenminste:

  • 25% van de standhuur bij annulering na ontvangst van het inschrijfformulier;
  • 50% van de standhuur nadat vaststelling van standruimte aan de Deelnemer ter kennis is gebracht;
  • 75% bij annulering minder dan 2 maanden vóór de opbouwdag van Flavourites ;
  • 100% bij annulering minder dan 14 dagen vóór de opbouwdag van Flavourites ;

vermeerderd met de verschuldigde BTW.

11.2  Indien de Deelnemer door bijzondere omstandigheden die buiten zijn risicosfeer liggen, hetwelk ter beoordeling voorligt aan de Organisatoren, niet deel kan nemen aan het Evenement, kunnen de Organisatoren de Deelnemingsovereenkomst op verzoek van de Deelnemer ontbinden. In dat geval zijn de Organisatoren gerechtigd 25% van de Deelnemingskosten te factureren of in te houden. De Deelnemer is tevens vergoeding van alle kosten verschuldigd die de Organisatoren in verband met zijn inschrijving hebben gemaakt of nog moeten maken.

11.3  Ingeval ten aanzien van de Deelnemer op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst van deelname surseance van betaling of faillissement wordt aangevraagd, wordt de overeenkomst van deelname door het enkele intreden van vorenbedoelde aanvragen ontbonden en blijft de Deelnemer de volledige deelnamekosten verschuldigd, alsmede de in verband met zijn deelname op zijn verzoek door of middels de Organisatoren gemaakte overige kosten, onverminderd het recht van de Organisatoren tot het vorderen van kosten, schade en interesten.

11.4  Annulering of ontbinding op grond van dit artikel kan nimmer aanleiding zijn tot het vergoeden van enigerlei schade door Organisatoren aan de Deelnemer.

12. Overmacht

12.1  Onder Overmacht wordt verstaan: elke omstandigheid waarmee de Organisatoren ten tijde van de aanvaarding van de inschrijving geen rekening kon houden en ten gevolge waarvan de normale uitvoering der verbintenissen redelijkerwijs niet door de Organisatoren kan worden verlangd. Hieronder wordt mede begrepen oorlog, oproep, epidemieën, natuurrampen, brand en andere calamiteiten.

12.2  Indien de Organisatoren als gevolg van Overmacht verhinderd zijn de verbintenis(sen) met de Deelnemer(s) geheel of gedeeltelijk na te komen, zullen zij de Deelnemer(s) hiervan onverwijld schriftelijk op de hoogte stellen.

12.3  Organisatoren zijn niet aansprakelijk voor het geheel of gedeeltelijk niet nakomen van de verbintenissen, betrekking hebbende op de deelname aan Flavourites , als gevolg van Overmacht.

13. Afgelasting door Organisatoren en terugbetaling

13.1  De Organisatoren behouden zich het recht voor te allen tijde wegens bijzondere omstandigheden (Overmacht) de data Flavourites Live te wijzigen ofwel Flavourites Live geen doorgang te doen vinden, zonder dat in die gevallen de Deelnemer aanspraak kan doen gelden op vergoeding van enigerlei schade dan wel gemaakte kosten met uitzondering van de reeds betaalde Deelnemingskosten en inschrijfkosten voorzover de Organisatoren daartoe verzekerd zijn.

13.2  De Organisatoren hebben het recht om tot 1dag vooraf  te besluiten Flavourites Live om welke reden dan ook geen doorgang te laten vinden.

13.3  In geval de Flavourites Live geen doorgang vindt wegens overmacht (zie artikel 12.1) aan de zijde van de Organisatoren of wegens een andere reden, zullen de door de Deelnemer gedane betalingen alleen volledig worden terugbetaald voor zover deze kosten gedekt zijn door de evenementenverzekering, als de Organisatoren die hebben afgesloten.

13.4  Voor zover de kosten vermeld in 13.1 niet door de evenementenverzekering zijn gedekt, zullen de door de Deelnemers gedane betalingen worden terugbetaald onder aftrek van de reeds voor de Organisatoren ontstane kosten. Die kosten zullen in dat geval naar rato van de gehuurde standruimte over de Deelnemers worden omgeslagen.

13.5  Ingeval op enig tijdstip na het tot stand komen van de Deelnemingsovereenkomst, Organisatoren gegronde redenen hebben te vrezen dat deelname aan Flavourites Live door de Deelnemer op enigerlei wijze schade aan de Organisatoren, Flavourites Live of overige deelnemers zal kunnen toebrengen, hebben Organisatoren het recht de Deelnemingsovereenkomst te ontbinden. De Deelnemer blijft alsdan de volledige deelnamekosten alsmede de in verband met zijn deelneming op zijn verzoek door of middels Organisatoren gemaakte overige kosten geheel verschuldigd.

14. Aansprakelijkheid

14.1  De Organisatoren zijn niet aansprakelijk voor de schade die de Deelnemer lijdt door tekortkomingen van de Organisatoren bij de uitvoering van de tussen Deelnemer en Organisatoren ontstane verbintenissen, tenzij deze schade is veroorzaakt door grove schuld of opzet door de Organisatoren.

14.2  De Organisatoren aanvaarden slechts aansprakelijkheid voor de door de Deelnemer geleden schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van hun verbintenis met de Deelnemer, voor zover deze door hun aansprakelijkheidsverzekering wordt gedekt.

14.3  Goederen bevinden zich op de evenementenlocatie dan wel op de bijbehorende terreinen voor rekening en risico van de Deelnemer. De Organisatoren belasten zich niét met het verzekeren daarvan. De Organisatoren zijn niet aansprakelijk voor schade uit welke oorzaak dan ook ontstaan aan goederen of personen veroorzaakt door of in verband met het deelnemen aan Flavourites Live. Evenmin zijn de Organisatoren aansprakelijk voor schade van derden, veroorzaakt door het gebruik van de stand door de Deelnemer of zijn personeel. De Deelnemer vrijwaart de Organisatoren voor vorderingen van derden uit deze hoofde.

14.4  De Deelnemer is aansprakelijk voor en dient zich adequaat te verzekeren tegen alle schade van welke aard ook, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf, van zijn personeel, van personen, die op welke wijze ook voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn, en/of van houders van aan hem verstrekte deelnemerskaarten en/of doorlopende toegangsbewijzen wordt veroorzaakt, alsmede voor schade die op welke wijze ook door zijn goederen wordt veroorzaakt.

14.5  De Deelnemer vrijwaart de Organisatoren voor alle aanspraken die anderen in verband met zijn handelen of nalaten tegen de Organisatoren zouden kunnen doen gelden.

15. Geschillen / Toepasselijk recht

15.1  Alle geschillen die voortvloeien uit of betrekking hebben op deelname aan Flavourites Live, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht.

15.2  Op de deelnemingsvoorwaarden en/of de hieruit voortvloeiende verplichtingen waarop deze voorwaarden geheel of ten dele van toepassing zijn, is het Nederlands recht van toepassing.

16. Wijziging voorwaarden

16.1  De Organisatoren hebben het recht deze voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen en aanvullingen van deze voorwaarden treden in werking 30 dagen na bekendmaking of op een latere datum in bekendmaking genoemd.

17. Intellectuele eigendomsrechten

17.1  De Organisatoren zijn rechthebbende op de intellectuele eigendomsrechten gerelateerd aan de beurs, waaronder tenminste begrepen de (merk)naam, logo(‘s) en het beursbeeld.

17.2  De Organisatoren kunnen de Deelnemer het recht verlenen de (merk)-naam, logo(‘s) en/of het beursbeeld te gebruiken voor promotionele doeleinden. Alsdan zal de Deelnemer deze merken en/of afbeeldingen slechts gebruiken op de wijze waarop deze door de Organisatoren ter beschikking zijn gesteld. Het is de Deelnemer derhalve niet toegestaan de merken en/of afbeeldingen voor andere doeleinden te gebruiken dan ter promotie van de beurs, of ze op enige wijze te vervormen.

17.3  Bij overtreding van het in 17.2 bepaalde, is de Deelnemer verplicht op eerste verzoek van de Organisatoren het gebruik van het betreffende merk of de afbeelding te staken.

18. Slotbepaling

De Organisatoren hebben het recht om tegen de Deelnemer die handelt in strijd met bepalingen van de ‘Deelnemingsvoorwaarden’ of die door of namens de Organisatoren verstrekte aanwijzingen niet opvolgt, zonder ingebrekestelling en zonder gerechtelijke tussenkomst één of meer van de volgende maatregelen te nemen, op kosten van de Deelnemer:

  • met onmiddellijke ingang de betrokkenen de toegang tot de evenementenlocatie te weigeren;
  • zijn stand te doen sluiten en/of te ontruimen;
  • de tentoongestelde goederen alsmede al hetgeen is opgebouwd en aangebracht onder zich te houden;

zonder dat de Deelnemer recht kan doen gelden op enige restitutie of vergoeding van schade.

© Flavourites Live! B.V., mei 2017